Conditions générales de service

1- Objet

Les présentes conditions générales de services (ci-après les « CGS ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Cabinet de Conseil en Propriété Industrielle LEGALIP CABINET STAMEGNA, société par actions simplifiées au capital de 5 000 euros, dont le siège social est situé 110 boulevard Vauban 13006 Marseille, immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés de Marseille sous le numéro 908 175 433 (ci-après le « Prestataire »), fournit à toute personne physique ou morale, particulier ou professionnel, de droit privé ou de droit public (ci-après le « Client »), des prestations de conseil, d’assistance, de représentation en vue de l’obtention, du maintien, de l’exploitation ou de la défense des droits de propriété industrielle, droits annexes et droits portant sur toutes questions connexes, ces prestations incluant les consultations juridiques et la rédaction d’actes sous seing privé (ci-après les « Prestations »).

2- Application et opposabilité

Les présentes CGS définissent les obligations mutuelles et/ou réciproques du Prestataire et du Client. Les présentes CGS s’appliquent, sans restriction, ni réserve, à tout mandat donné au Prestataire pour la réalisation des Prestations, quel qu’en soit le mode de fourniture, notamment par courrier électronique ou postal, par téléphone, par visioconférence ou par plateforme internet interposée.

Les présentes CGS sont tenues à disposition et disponibles sur le site Internet du Prestataire www.cabinet-legalip.com.

Les présentes CGS sont expressément acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir parfaitement connaissance dès lors que le devis ou la facture y fait référence et qu’elles sont consultables en ligne sur le site Internet du prestataire, dès lors qu’il confie une Prestation au Prestataire, étant entendu que la Prestation est confiée lorsqu’au moins un des événements suivants est constaté :

– l’acceptation des conditions d’intervention proposées par le Prestataire, ou

– la signature du mandat pour le Prestataire, ou

– la transmission d’instructions écrites pour confier une Prestation au Prestataire, ou

– le paiement d’une demande de provision émise par le Prestataire.

Le Client renonce à se prévaloir de tout document contradictoire. Notamment, le Client ne pourra en particulier pas se prévaloir de ses propres conditions générales, qui seront inopposables au Prestataire, même si celui-ci en a eu connaissance, sauf acceptation préalable et écrite du Prestataire.

Les Prestations fournies sont, par ailleurs, soumises aux prescriptions légales, réglementaires et déontologiques fixant les conditions d’exercice de la profession de Conseil en Propriété Industrielle.

Le Prestataire se réserve le droit de procéder à tout moment et sans préavis à toute modification des présentes rendue nécessaire.
La nullité ou caducité éventuelle de l’une des clauses des présentes CGS est sans influence sur la validité des autres clauses. La non-application stricte de ses CGS par le Prestataire, à un moment ou un autre, n’entraîne pas renonciation à les invoquer ultérieurement.

3- Cadre et pratique déontologiques

Le Prestataire, en sa qualité de Cabinet de Conseil en Propriété Industrielle, est tenu au strict respect des dispositions légales et réglementaires des articles L422-1 à L423-2 et R422-1 à R423-2 du Code la propriété intellectuelle et des dispositions du Règlement Intérieur de la Compagnie Nationale des Conseils en Propriété Industrielle (« CNCPI » ci-après).

En particulier, le Prestataire, respecte, en toutes circonstances, le plus strict secret professionnel, notamment la confidentialité des informations que le Client est amené à lui confier.

Le Prestataire est attentif aux situations de conflit d’intérêts.  Avant d’accepter de réaliser une Prestation quelle qu’elle soit, le Prestataire vérifie l’absence de conflit d’intérêt qui pourrait découler de la réalisation de ladite Prestation, en application des dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI.

En présence de conflit d’intérêt, le Prestataire peut être amené à refuser une nouvelle affaire ou à intervenir pour le compte d’un nouveau client, ou encore à se désister d’une affaire en cours. Aussi, le Prestataire s’abstient, dans une même affaire, de conseiller, assister, représenter des clients ayant des intérêts opposés.

En tout état de cause, le Prestataire peut accepter d’intervenir comme amiable compositeur si cela est envisageable en accord des parties.

Par ailleurs, tout mandataire agréé près l’Office Européen des Brevets exerçant pour le compte du Prestataire est membre de l’Institut des mandataires agréés près l’Office Européen des Brevets (EPI) et est soumis au Code de conduite professionnelle de l’EPI.

4- Mandat

Le Prestataire peut recevoir mandat d’agir, de signer et de négocier au nom et pour le compte de son Client. Un tel mandat doit être spécifique et ne peut en conséquence avoir un caractère global. Toutefois, le Prestataire peut recevoir et accepter du Client un mandat général aux fins de déposer et obtenir des titres de propriété industrielle auprès de toute instance administrative compétente.

Tout mandat donné au Prestataire doit être écrit. Il doit préciser les nom et qualité du Client et l’objet pour lequel il est établi.

Le Prestataire s’engage à respecter strictement l’objet du mandat et veille à obtenir du Client une extension de ses pouvoirs si les circonstances l’exigent. Si le Prestataire se trouve dans l’impossibilité d’accomplir le mandat qui lui est confié, il doit en aviser sans délai le Client.

Le Prestataire agit dans le cadre du mandat reçu du Client, dans le respect des dispositions légales et réglementaires relatives au titre à obtenir. Le Prestataire s’engage à tenir le Client au courant du déroulement de la procédure et des délais impartis pour l’exécution des actes de procédure. Le Prestataire sollicite les instructions du Client chaque fois qu’une décision doit être prise dans une situation susceptible d’entraîner une perte de droits.

Sauf convention contraire, tout mandat relatif au dépôt d’une demande visant à obtenir un titre de propriété industrielle s’étend au paiement des taxes afférentes et à la procédure d’examen officiel jusqu’à la délivrance ou l’enregistrement du titre. Le mandat de représentation cesse lorsque la délivrance du titre est devenue définitive ou lorsque le rejet de la demande est devenu définitif, sauf accord spécifique quant à sa poursuite notamment pour le paiement des taxes de maintien en vigueur (annuités).

Le Prestataire peut être amené à représenter directement ses clients devant les Offices de propriété industrielle suivants : Institut National de la Propriété Industrielle (ci-après « INPI »), Office Européen des Brevets (ci-après « OEB »), Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle (ci-après « OMPI »).

Le Prestataire peut faire appel à des agents étrangers pour la représentation effective des procédures des Clients devant certains Offices de propriété industrielle étrangers.

Devant certains Offices de propriété industrielle, le Client peut avoir à signer un pouvoir de représentation au profit du Prestataire et/ou au profit d’un agent étranger.

5- Obligations des Parties

5.1- Obligations du Client

Le Client s’engage à communiquer au Prestataire l’identification de l’entité cliente, à savoir, notamment : le donneur d’ordre, le titulaire des droits, l’entité facturée.

Le Client peut être amené à communiquer, préférablement avant la prise de mandat, son extrait Kbis, la copie de ses statuts ou tout autre document visant à prouver son identité.

Sauf convention contraire convenue par les Parties, l’entité facturée est le donneur d’ordre. Toute facturation qui doit être adressée à un tiers qui n’est pas le donneur d’ordre devra avoir été expressément consentie à l’avance par ce tiers et ce consentement devra être présenté par écrit au Prestataire.

En cas de co-titularité des droits et/ou de co-paiement, le donneur d’ordre identifié est considéré comme l’interlocuteur unique du Prestataire, sauf convention contraire convenue par les Parties.

Le Client s’engage à communiquer au Prestataire l’ensemble des instructions, documents et informations nécessaires à l’exécution de ses missions et des prestations attendues. Les documents et informations fournies par le client doivent être complets, exacts et sincères.

Les instructions, documents et informations nécessaires susvisés doivent être fournis au Prestataire avant l’expiration du délai prescrit par le Prestataire et dans un délai raisonnable compte tenu du temps imparti nécessaire à l’exécution de la Prestation.

Le Client s’engage à communiquer au Prestataire l’ensemble des instructions, documents et informations nécessaires susvisés par voie écrite, notamment par courrier électronique.

A défaut de la réception de l’ensemble des instructions, documents et informations nécessaires susvisés dans les conditions visées aux alinéas précédents, la responsabilité du Prestataire ne pourrait être retenue pour toute inexécution ou exécution tardive.

5.2 – Obligations du Prestataire

En cas d’acceptation du mandat, le Prestataire s’engage à observer les règles de prudence et de diligence qu’impose la sauvegarde des intérêts qui lui sont confiés par le Client.

A ce titre, le Prestataire est notamment tenu de :

– respecter l’objet du mandat qui lui est confié,

– tenir le Client informé de l’état d’avancement des Prestations,

– solliciter les instructions du Client chaque fois qu’une décision doit être prise dans une situation susceptible d’entraîner une perte de droits,

– s’abstenir, dans une même affaire, de conseiller, assister, représenter des Clients ayant des intérêts opposés, sauf à intervenir comme amiable compositeur,

– d’observer, en toute circonstance, le secret professionnel.

6- Conditions financières

6.1- Honoraires

Les Prestations fournies donnent lieu, par principe, à des honoraires facturés sur la base d’un forfait ou, à défaut, par application d’un taux horaire.

Conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI, pour chaque Prestation, le Prestataire fixe ses honoraires en accord avec le Client, lesdits honoraires tenant compte des difficultés, des conditions et de l’urgence de l’affaire, de la nature du dossier, du temps passé, des intérêts en cause et de la notoriété du Prestataire.

Le mode de facturation retenu est fixé d’un commun accord entre les parties. Il est mentionné sur le devis établi par le Prestataire et dûment accepté par le Client.

Lorsque le mode de facturation retenu est celui d’un honoraire forfaitaire, le montant est fixe sous réserve que le Client n’introduise, postérieurement à la prise de mandat, de nouveaux éléments qui modifient substantiellement la nature de la Prestation. Le Prestataire s’engage à avertir le Client lorsqu’il considère que la nature de la Prestation est modifiée et que le forfait initial doit être révisé.

Lorsque le mode de facturation retenu est celui d’un honoraire basé sur le temps passé, le Prestataire peut communiquer à la demande du Client un estimatif du montant de cet honoraire. Cet estimatif est prévisionnel et est donné à titre indicatif et ne saurait constituer un engagement contractuel de la part du Prestataire. Le Prestataire s’engage à avertir le Client lorsque l’estimatif doit être révisé.

Outre la rémunération des Prestations effectuées, les parties peuvent convenir d’un honoraire complémentaire en fonction du résultat obtenu ou du service rendu.

Le Prestataire communique à ses Clients qui en font la demande une grille tarifaire où sont indiqués les honoraires et forfaits habituels relatifs à ses principales prestations.

6.2 – Taxes officielles, frais de Prestations externes et frais divers

Les honoraires du Prestataire ne comprennent pas les frais, les taxes officielles et les honoraires externes exposés par ce dernier pour les besoins de la réalisation des Prestations.

Les frais, taxes officielles et honoraires externes sont facturés au Client en sus des honoraires du Prestataire. A ces frais, taxes officielles et honoraires externes sont ajoutés des frais de traitement administratif, comptable et bancaire des factures couvrant ces frais, taxes et honoraires externes.

Conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI, le Prestataire rappelle qu’il lui est interdit de prendre à sa charge ou d’offrir de prendre à sa charge les risques financiers ou les frais d’une opération ou d’une intervention pour autrui ainsi que de fixer sa rémunération exclusivement en fonction du résultat escompté d’une telle opération ou intervention.

Les tarifs mentionnés dans toute proposition de Prestation s’entendent hors TVA.

Une taxe sur la valeur ajoutée (TVA), au taux en vigueur au jour du fait générateur de la TVA, sera appliquée en sus, lorsque cette dernière est applicable en vertu des lois françaises et européennes.

Le Prestataire peut communiquer à la demande du Client un estimatif du montant des taxes officielles, frais des Prestations externes et frais divers. Cet estimatif est prévisionnel et est donné à titre indicatif et ne saurait constituer un engagement contractuel de la part du Prestataire.

Conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI, le Prestataire fournit à la demande du Client tout justificatif concernant les honoraires, taxes officielles, frais des Prestations externes et frais divers.

Les taxes officielles sont fixées par les Offices et peuvent évoluer à leur seule initiative, parfois avec applicabilité immédiate. Ces taxes officielles sont répercutées dans les factures du Prestataire à leur montant exact au jour de la facturation.
Les frais de déplacement du Prestataire, nécessaires à la réalisation des Prestations, ne sont pas inclus dans les honoraires visés aux points 6.1. Ils seront remboursés au Prestataire sur présentation des factures.

6.3- Provision

Le Prestataire peut conditionner l’exécution d’une Prestation au versement d’une provision dans un délai imparti, conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI. Le montant de cette provision couvre tout ou partie des honoraires du prestataire, prévus ou devisés pour réaliser la Prestation, ainsi que le paiement par avance des taxes officielles, frais de Prestations externes et frais divers. Une demande de provision TTC est alors adressée par le Prestataire au Client.

Le début d’exécution de la prestation est alors subordonné à l’encaissement préalable de la provision demandée, et ce, quelles qu’en soient les conséquences pour le Client, notamment si cela implique un dépassement de délai, une perte de droit ou tout autre préjudice pour le Client.

A défaut du versement total et effectif de la provision dans le délai imparti, le Prestataire peut renoncer à l’exécution, et décline toute responsabilité si l’inexécution de la Prestation entraîne un dépassement de délai, une perte de droit ou tout autre préjudice pour le Client.

6.4- Facturation et modalités de paiement

Les Prestations font l’objet de factures adressées au Client. Les factures font ressortir distinctement les honoraires d’une part et les frais et redevances d’autre part. Les factures indiquent par ailleurs les sommes précédemment reçues à titre de provision ou de paiement.

Les factures sont émises dans les meilleurs délais après la réalisation de la Prestation. Sauf convention contraire, toute facture est payable à réception et au plus tard dans un délai de paiement de TRENTE (30) jours, sans escompte, à compter de la date d’émission de la facture. Sous réserve d’accord préalable, les règlements peuvent être effectués au vu d’un relevé périodique récapitulatif des factures émises.

Si le règlement d’une facture n’est pas parvenu dans le délai de paiement susvisé, des pénalités de retard seront calculées depuis la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif, sur le montant toute taxe comprise (TTC) du prix de la ou des prestations figurant sur la facture, au taux fixé à DIX POURCENT (10%). Ces pénalités de retard sont exigibles sur simple demande du Prestataire, sans qu’un rappel ne soit nécessaire. Aussi, le Prestataire se réserve le droit d’exiger une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé à QUARANTE EUROS (40 euros). Les frais inhérents à toute procédure engagée en vue du recouvrement contentieux des sommes dues seront à la charge du Client.

Toute contestation concernant le montant de la facture n’est recevable que si elle est formulée dans les quinze (15) jours suivant la réception de la facture par le Client. En tout état de cause, aucune contestation du Client sur une facture ne peut justifier de suspendre unilatéralement les paiements ou d’opérer des retenues ou des compensations. Les sommes dues au Prestataire pour les Prestations effectuées jusqu’à la date de la terminaison des relations contractuelles entre le Prestataire et le Client lui resteront définitivement acquises.

6.5- Devis

Les devis établis par le Prestataire pour le Client sont établis sur la base des informations connues à la date de leur établissement et ne peuvent, sauf accord et mention exprès du Prestataire, être considérés comme des accords fermes de facturation. Ils sont donc donnés à titre indicatif et peuvent varier en fonction du travail à fournir pour effectuer la Prestation objet du devis, tant par le Prestataire que par ses correspondants étrangers, de la fluctuation des monnaies et des tarifs applicables à la date à laquelle le Prestataire engage sa Prestation.

Ainsi, les devis établis par le Prestataire ne préjugent pas des difficultés ultérieures qui pourraient être rencontrées dans l’exécution de la Prestation. Ils ont une durée de validité limitée.

De plus, les devis établis par le Prestataire peuvent ne pas comprendre divers frais tels que ceux liés aux opérations de légalisation, de traductions, d’obtention et de fourniture de documents complémentaires qui peuvent être requis par certaines administrations.

7- Aides au financement

Le Prestataire accepte le règlement de ses factures par l’intermédiaire de dispositifs d’aides aux entreprises.

8- Délai d’exécution des prestations

Le client reconnait savoir qu’un droit de propriété industrielle s’acquiert selon des procédures spécifiques, nationales, internationales ou étrangères, dont la durée excède parfois plusieurs années et que le maintien en vigueur, voire la défense de ce droit est génératrice de frais.
Sauf si un délai d’exécution est expressément convenu avec le Client, le Prestataire est seulement tenu d’exécuter les Prestations dans les délais les plus raisonnables et selon ses possibilités. Ces délais sont donnés à titre indicatif et ne sauraient constituer un engagement contractuel du Prestataire. Ainsi, tout dépassement de délais ne peut être considéré comme un motif de contestation du montant dû pour une Prestation.

En cas de demande de provision conformément à l’article 6.3 des présentes CGS, tout délai d’exécution expressément convenu avec le Client s’entend à compter du paiement de ladite provision et à compter de la fourniture par le Client de l’ensemble des informations nécessaires au Prestataire pour exécuter convenablement la Prestation.

Certaines Prestations étant soumises à un délai d’exécution imposé par une administration et/ou par la règlementation en vigueur en matière de propriété industrielle, le Prestataire peut impartir un délai au Client pour recevoir ses instructions en temps utile afin de respecter les délais imposés et permettre au Prestataire de réaliser sa mission avec tout le soin nécessaire.

Le Prestataire décline toute responsabilité si les instructions du Client sont parvenues après l’expiration dudit délai imparti par le Prestataire ou si l’inexécution de la Prestation entraîne une perte de droits ou tout autre préjudice pour le Client.

9- Refus d’exécuter une prestation

Outre le cas prévu à l’article 6.3 des présentes CGS, le Prestataire est libre, conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI, pour des raisons qui relèvent de sa seule conscience, et notamment déontologiques, de refuser l’exécution d’une Prestation, sauf à avertir sans délai le Client et à lui donner les informations que peut requérir un état d’urgence.

Aussi, le Prestataire refuse l’exécution lorsqu’un Client a des intérêts opposés avec un autre Client du Prestataire, en particulier lorsque le secret d’informations préalablement confié par un tiers au Prestataire risque d’être violé.

10- Responsabilité

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution de la Prestation. En d’autres termes, le Prestataire est soumis à une obligation de moyens et non de résultat. A titre d’exemples non limitatifs :

– le Prestataire ne peut être tenu pour responsable de la non-délivrance d’un titre de propriété ;

– le Prestataire n’est pas tenu d’effectuer une recherche d’antériorités préalablement au dépôt d’une demande de brevet, ni de soumettre au Client une analyse de brevetabilité de son invention ;

– l’acceptation par le Prestataire d’une Prestation de rédaction et/ou de dépôt d’une demande de brevet ne constitue pas l’assurance de la délivrance ou de la validité du titre demandé ;

– l’acceptation d’un mandat autorisant le Prestataire à représenter le Client devant un Office de propriété industrielle ne constitue pas

– l’assurance de la délivrance du titre de propriété demandé et/ou de la validité du titre de propriété délivré et/ou l’assurance du succès de toute procédure conduite devant ledit Office de propriété industrielle.

Le Prestataire justifie d’une assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle à raison des négligences et fautes commises dans l’exercice de ses fonctions, ainsi que d’une garantie spécialement affectée au remboursement des fonds, effets ou valeurs reçus, conformément à l’article L422-8 du Code de la propriété intellectuelle. Le Prestataire peut fournir une attestation sur demande du Client.

En toute hypothèse, le montant d’une éventuelle indemnisation mise à la charge du Prestataire ne pourra être supérieur au coût de la facturation TTC payée par le Client.

Le Prestataire n’assume aucune responsabilité en relation avec des prestations fournies par des tiers, particulièrement lorsque le tiers est expressément choisi par le Client.

En aucun cas, le Prestataire ne saurait être tenu pour responsable de l’indemnisation des dommages directs ou indirects et immatériels subis par le Client, notamment la perte de chiffre d’affaires, de contrats, de clientèle, de chances, de réputation, de bénéfices, de données informatiques, préjudice moral. La responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée en cas de retard ou de suspension de l’exécution de la Prestation imputable au Client, ou en cas de force majeure.

11- Secret professionnel et confidentialité

Conformément à l’article L422-11 du Code de la propriété intellectuelle, en toute matière et pour toute Prestation, le Prestataire observe le secret professionnel. Ce secret s’étend aux consultations adressées ou destinées au client, aux correspondances professionnelles échangées avec le Client, un confrère ou un avocat, aux notes d’entretien et, plus généralement, à toutes les pièces du dossier.

12- Communication des pièces

Les parties se transmettent les informations prévues pour exécuter la Prestation selon le procédé de leur choix : par messagerie électronique, par lettre simple ou à l’oral. Le cas échéant, ces informations peuvent faire l’objet d’une confirmation par lettre simple ou recommandée avec accusé de réception.

13- Archivage

Le Prestataire conserve les dossiers des Clients exclusivement sous format électronique dans le respect de la durée légale.
Le Prestataire, sauf convention contraire expresse avec le Client, ne garde aucun document original, ni pièce officielle, lesquels sont adressés au Client qui assume seul la responsabilité de les conserver.

14- Dessaisissement

Le Prestataire conduit jusqu’à son terme l’exécution de la Prestation dont il est chargé, sauf si le Client l’en dessaisit.
Conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de la CNCPI, le Prestataire est réputé dessaisi en cas de défaut de paiement par le Client des honoraires, frais, taxes officielles et honoraires externes demandés pour l’exécution de ladite Prestation, dans le délai imparti au point 6.4 des présentes CGS et après que le client a été dûment prévenu de ce dessaisissement.

15- Droit applicable – langue – Litige

Les présentes CGS et les Prestations qui en découlent sont régies par le droit français et sont soumises aux règles déontologiques de la profession de Conseil en Propriété Industrielle.

Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

En cas de différend, et à défaut d’identification d’un accord amiable entre le Prestataire et le Client, le différend sera porté devant la Chambre de discipline de la CNCPI ou, suivant le cas, devant la juridiction commerciale du siège social du Prestataire, qui sera seule compétente même en cas d’appel de garantie ou de pluralité de défendeurs.

16- Protection des données à caractère personnel

S’agissant de la protection des données à caractère personnel, le Client est informé que le Prestataire met en œuvre des traitements de données à caractère personnel (notamment nom, prénom, adresse postale et adresse électronique) aux fins de lui permettre d’assurer notamment la gestion, la facturation, le suivi des dossiers de ses Clients et la prospection par voie électronique.
Le Prestataire s’attache à respecter les prescriptions de la loi Informatique et Libertés et du règlement européen sur la protection des données (RGPD).

Le Prestataire et le Client déclarent connaître leurs droits et obligations en vertu de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et s’engagent à traiter les données personnelles de manière loyale, licite et transparente en toutes circonstances, notamment dans le cadre de leurs relations commerciales, de la fourniture des Prestations, et à l’occasion de la navigation du Client sur le site Internet du Prestataire.

Les données sont conservées dans la base active du Prestataire pendant une durée déterminée et au moins pendant la durée pendant laquelle le Prestataire agit pour le compte du Client. Elles sont enregistrées dans la base de données du Prestataire située sur un serveur sécurisé avec un accès restreint à des personnes prédéfinies.

Le Client et/ou toute autre personne concernée dispose(nt) d’un droit d’accès aux données le(s) concernant, de rectification, d’interrogation, de limitation, de portabilité, d’effacement. Pour exercer ces droits, les personnes concernées peuvent à tout moment contacter le Délégué à la protection des données du Prestataire, par courrier électronique à l’adresse suivante : contact@cabinet-legalip.com ou par courrier postal à l’adresse du siège social du Prestataire accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

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